Die optimale Online-Bewerbung via eMail

Manchmal graut es mir, wenn ich meinen virtuellen Postkasten meiner kleinen Firma öffne. Hin und wieder landen da schon wirkliche Bewerbungsgranaten im Ordner, die man am liebsten in trumpmanier über Twitter oder Facebook mit den Freunden teilen möchte. Also – dann versuchen wir das Thema mal aufzugreifen:

Sie möchten eine Bewerbung schreiben? Dann achten Sie zuerst bitte grundlegend auf Ihre Rechtschreibung, die Grammatik und die Formulierungen. Ist die Zeichensetzung korrekt? Lesen Sie sich alles, was Sie geschrieben haben, mindestens zweimal durch und bitten Sie zusätzlich eine Person Ihres Vertrauens, ebenfalls zu lesen und zu korrigieren. Nur eine fehlerfreie Bewerbung macht in der Personalabteilung einen guten Eindruck. Und erst gerade eine Online-Bewerbung liegt noch viel näher am virtuellen Papierkorb als eine gedruckte Bewerbung. Hier muss man doppelt so gut aufpassen um versehentlich nicht weiter berücksichtigt zu werden – dafür gibt es mehr Gründe als Sie denken. Da sich ein erster Eindruck niemals wiederholen lässt, sollten also auch keine Form- und Formatfehler vorkommen, denn nur dann haben Sie die Chance, in die nächste Runde zu gelangen.

An der Bewerbung sparen, heißt an Zukunft und Karriere sparen

Niemand weiß es heute besser als Personalchefs von Firmen im Online-Bereich. Doch auch von Ausbildern und Meistern mittelständischer Handwerksbetriebe wird es immer wieder bestätigt:

Viele Bewerber für eine offene Stelle scheitern schon an der ersten Hürde: An einer ordentlichen und sauberen Bewerbung mit dazu gehörigem Anschreiben. Welche krasse Beispiele es da gibt, wird nicht nur von Ausbildungsbetrieb zu Ausbildungsbetrieb weitererzählt. Mittlerweile füllen solche Beispiele schon unterhaltsam Soziale Netzwerke wie z.B. auf Instagram mit eigenen Hashtags oder auch ganz klassisch echte Bücher.

Treu nach dem Motto nach dem Buch der jungen freiberuflichen Journalistin Meredith Haaf: „Heult doch: eine Generation und ihre Luxusprobleme.“ Sie schreibt über ihre Generation und aus der Sicht ihrer Generation, was junge Menschen in den Zwanziger und Dreißigern bewegt. Dazu gehört sicher der Konsum, Null-Bock-Haltung und wie komm ich in kürzester Zeit an viel Geld heran, um mir all das leisten zu können, was ich will. Dieses Buch der Alphafrau Meredith Haaf kann nur jedem, der in der Ausbildung tätig ist wärmstens ans Herz gelegt werden, um zu verstehen, was da abgeht.

Und warum viele Bewerbungen so aussehen, wie sie aussehen: mit Kaffee- und Fettflecken, Rechtschreibfehlern, unvollständigen Unterlagen, respekt- und formlosen Begleitschreiben. Der Mangel hat Folgen und die Konsequenz es noch nicht einmal in die zweite Runde zu kommen. Ein Bewerbungsgespräch findet schon gar nicht mehr statt.

Wie aber hat eine richtig gut aufbereitete Bewerbermappe vom Stil her auszusehen?

Das Anschreiben:

Das Anschreiben sollte möglichst individuell auf das Unternehmen, in dem Sie arbeiten möchten, zugeschnitten sein, ohne dabei aufdringlich zu wirken. Die Länge darf eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten, denn solch eine Menge liest sich kein Personalchef durch; derlei Bewerbungen landen in der Ablage und werden, mit viel Glück, auch zurück an den Bewerber geschickt.
Schreiben Sie nicht zu künstlich aber auch nicht salopp und versuchen Sie hier, die „Goldene Mitte“ zu finden und dabei immer authentisch zu bleiben. Künstlichkeit ist weder hier, noch später in einem Bewerbungsgespräch angebracht und wird vom Gegenüber schnell erkannt.

In der Bewerbung ist es legitim, auf persönliche Stärken einzugehen, sofern diese für die Stellenausschreibung notwendig sind. Schwächen sollten nach Möglichkeit nicht erwähnt werden. Auf eine ausdrückliche Frage hin jedoch lieber nicht lügen, sondern persönlich erklären, warum und welche Defizite vorhanden sind. Dies ist kein Zeichen von Schwäche – sondern von Stärke.

Im Detail:
Das Anschreiben enthält zuerst Absender und Adressat. In vielen Schulen wird konkret das Aufsetzen eines solchen Anschreibens geübt. Daneben gibt es eine Menge an guter Literatur, wie eine Bewerbung richtig zu verfassen ist, bis hin zu Vorlagen, die beim Formulieren helfen. Je klarer ein Bezug im Anschreiben auf die ausgeschriebene Stelle ist, umso besser. Wenn aus der Ausschreibung der Ansprechpartner für die Stelle hervorgeht, sollte dieser auch direkt in der Anrede angesprochen werden. Es folgt in einem prägnanten Absatz, warum sie für die Stelle qualifiziert sind und die Gründe, warum sie sich um die Stelle bewerben. Es folgen in einem weiteren Absatz ihre Qualifikationen, Erfahrungen und Interessen. Im Grunde stellt das Anschreiben eine Zusammenfassung ihrer Bewerbung auf einer Seite dar, die dem Personalchef neugierig auf sie machen soll und das, wenn er nur diese eine Seite gelesen hat.

Der Lebenslauf

Heute wird in den meisten Fällen ein lückenloser tabellarischer Lebenslauf gefordert. Hier lohnt es nicht zu tricksen, sondern es sollte offen dargelegt werden, warum eventuelle Lücken im Lebenslauf vorkommen. In den Lebenslauf gehören Informationen zur Person, Lichtbild (Schnappschüsse aus Urlaub, Discobesuch usw. sind hier völlig fehlangebracht – auch keine ausgeschnittenen Kopfportraits). Passbilder gibt es für ca. 10 – 15 Euro, am besten gleich biometrisch, bei jedem Fotografen. Wenn sie die Angaben zur Person mit in den tabellarischen Lebenslauf übernehmen, ersparen sie sich ein gesondertes Deckblatt.
Je kompakter die Bewerbung, desto besser! Schulabschlüsse, Zusatzausbildungen, Bescheinigungen der Schulen über besonderes Engagement, Praktika und mögliche Auslandsaufenthalte gehören hier hinein. Es können auch besondere Interessen, Hobbys oder genannt werden. Unter dem Lebenslauf Ort, Datum und Unterschrift signalisiert, dass der Lebenslauf neu geschrieben wurde.

Foto und Unterlagen

Das Bewerbungsfoto sollte unbedingt in einem Fotostudio von einem professionellen Fotografen aufgenommen werden. Auch wenn dies teurer ist als ein Passbildautomat – den Qualitätsunterschied sieht jeder, der in der Personalabteilung arbeitet und wertet dies als mangelnde Mühe und fehlenden Respekt des Unternehmens gegenüber. Bewerbungen mit schlechten Bildern werden oft zuerst aussortiert und die Bewerber werden erst garnicht zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Lediglich im Niedriglohnsektor kann es sein, dass hin und wieder eine Einladung zum Gespräch ausgesprochen wird, da die Mitarbeiter der Personalabteilung Nachsicht üben und davon ausgehen, dass es nicht jeder Bewerber schafft, eine angemessene Bewerbung vorlegen zu können.

Versuchen Sie individuell zu sein und dezente Werbung für sich zu machen, ohne dabei arrogant zu wirken oder sich „unter den Scheffel“ zu stellen.

Knigge zum Dateiformat in der eMail

Versenden Sie keine ZIP Dateine und auch nicht 5 Seiten gescannte JPGs. Fassen Sie Ihre Unterlagen in einer Acrobat Reader PDF Datei zusammen un statten diese mit einem Inhaltsverzeichnis aus. Achten Sie darauf, dass die Datei nicht größer als 15MB ist, da Sie nicht sicher sein können, wie die Nachrichten abgerufen werden.

Der Anhang mit den Kopien

Gewöhnen sie sich an beglaubigte Kopien zu versenden. Schulen, Pfarrbüros und Gemeinden beglaubigen Zeugnisse kostenfrei. Ein Gang und ein nettes Gespräch. Zugleich eine gute Übung für ein bevorstehendes Bewerbungsgespräch.

Manchmal kommt nur ein Dankesschreiben für Interesse auf die Stelle zurück. Ihre Bewerbung ist wegen des Datenschutzes im Reißwolf gelandet. Bewerbungsunterlagen dürfen nur bis zu einem Jahr aufbewahrt werden. Warum nicht zurückgesendet wird? Es spart Porto und es besteht keine Rücksendeverpflichtung. Auch Personalabteilungen haben Auflagen, was eine „Bewerbung“ kosten darf.

Wertvolle Bewerbungs-Tipps:

• Unbedingt eine zweite Person die Bewerbungsunterlagen Korrektur lesen lassen.
• Zur Sicherheit den Text durch die Rechtschreibprüfung im Internet bei Duden (korrigiert auch Kommas)
• Worthülsen, Floskeln und Anbiederungen unbedingt vermeiden.
• Die Bewerbung nicht einmal für x-Bewerbungen durchkopieren, sondern immer individuell neu.
• Ehrlich währt am Längsten. Also auch Ungereimtheiten im Lebenslauf offenlegen.
• Bei Unklarheiten in der Stellenausschreibung vorab telefonisch um Informationen bitten.
• In Ruhe die Bewerbung aufsetzen.
• Die Form sollte einwandfrei und fehlerlos sein.
• Neuer Umschlag und ausreichend Porto!
• Alle Unterlagen in Din A 4 einreichen.
• Um Rückgabe bitten, wenn möglich.
• Es darf auch nachgefragt werden, wie lange das Bewerbungsverfahren dauert.

Was für Ausbilder und Personalchefs noch von Interesse sein könnte:

Um als Ausbilder und Personalchefs in der modernen eCommercewelt heute junge Menschen etwas näher und besser zu verstehen, kann sicher das anonym geschriebene Buch einer Lehrerin aus Hamburg helfen: „Chill mal Frau Freitag: Aus dem Leben einer unerschrockenen Lehrerin.“ Es entschuldigt nicht alles, aber es macht manches verständlich und stellt Zusammenhänge her, so dass verständlich wird, warum es so ist, wie es heute ist.

Wenn Sie es bis zu einer Einladung zum Bewerbungsgespräch geschafft haben, sind Sie bereits ein großes Stück weiter in Richtung Traumjob gelangt.
Viel Glück, Jürgen (Inhaber einer kleinen Firma die fast jede Woche solche Bewerbungen erhält :-)